Fondo de investigación

Con atento saludo, se les describe el PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Y COMBUSTIBLE A TRAVÉS DE LA TESORERÍA DEL FONDO DE INVESTIGACIÓN DE LA DIGI. Es importante aclarar que la información detallada que se solicita corresponde a los datos que hay que ingresar al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF USAC y lo que se requiere en los formularios oficiales de solicitud y liquidación de viáticos, autorizados por la Contraloría General de Cuentas de la Nación.

En la Tesorería del Fondo de Investigación de la DIGI el trámite de solicitud y liquidación de viáticos y combustibles, está disponible de las siguientes maneras:

Trámite para los coordinadores/as, investigadores/as y auxiliares de investigación contratados por medio del Fondo de Investigación, que dejaron considerados viáticos o combustible en el presupuesto aprobado para el proyecto de investigación en el que participan

1.1. El Coordinador del proyecto, investigador y/o auxiliar de investigación que sale de comisión debe estar contratado y activo en SIIF SIC.

1.2. Si el coordinador no devenga sueldo en la DIGI, tiene que enviar una carta, dirigida a la Dra. Alice Patricia Burgos Paniagua, Directora, en la que solicite su activación en el sistema SIIF SIC con el código de la DIGI, para hacer solicitudes y liquidaciones de viáticos a través de este sistema. En la carta debe anotarse el nombre completo, cargo que desempeña, número de registro de personal, DPI.

1.3. 15 días previo a la salida de la comisión entregar en tesorería del Fondo de Investigación la programación de las salidas en forma trimestral, semestral o anual.

1.4. 8 días previo a salir de comisión debe entregar en la Tesorería del Fondo de Investigación, una carta de la comisión a realizar la que debe incluir los siguientes datos:

• Numero de partida presupuestal y nombre completo del proyecto.
• Nombre de los investigadores que participan en la comisión, cargo que desempeñan, NIT y número de registro de personal.
• Periodo de la comisión: fecha y hora de salida y fecha y hora del regreso.
• Itinerario de la comisión.
• Motivo de la comisión.
• Monto total de viáticos que solicita.
• Monto total de pasajes, si fuera el caso.
• Si solicita combustible indicar si usa vehículo oficial o particular. Si fuera vehículo oficial o particular debe indicar el monto aproximado de combustible a solicitar, distancia a recorrer, rendimiento del vehículo, cantidad estimada en galones, precio por galón y el total del combustible que solicita.
• Firma del Coordinador del proyecto, Vo.Bo. del Coordinador/a de Programa y del Coordinador General de Programas de la DIGI.
• Si se utiliza vehículo particular, enviar carta a la directora de la DIGI, en la que solicita sea tramitado ante la Dirección General Financiera, el uso del vehículo particular debido a que, tanto la Dirección General de Servicios como la unidad avaladora del proyecto, no le pueden proporcionar vehículo de la Universidad para realizar la comisión. Esto a través de cartas que debe adjuntar a la solicitud para la justificación respectiva, de acuerdo al Artículo 16, inciso b) del Reglamento de Gastos de Representación Viáticos y Gastos Conexos y Gastos de Atención y Protocolo de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

1.5. Al recibir la solicitud, la secretaria del Fondo de Investigación solicita a la tesorera la certificación de la disponibilidad presupuestal, para continuar el proceso y la adjunta al expediente. De no contar con disponibilidad presupuestal, se informará al coordinador del proyecto de investigación.

1.6. En la recepción de la tesorería se le indica a la persona a quien se emitirán los viáticos, la fecha de la entrega de: a) acuerdo de nombramiento suscrito por la Directora General de Investigación, b) firma del formulario de solicitud de viáticos y c) entrega del cheque. A partir de mayo de 2023 se designará a una persona del Fondo de Investigación que llenará e imprimirá dicho formulario, autorizado por la Contraloría General de Cuentas.

1.7. La solicitud de viáticos y el procedimiento indicado deben realizarse previo a la realización de la comisión, una vez se haya cumplido con los pasos mencionados con anterioridad. No se tramitarán viáticos en fecha posterior a la realización de la comisión. En el Fondo de Investigación se realizarán los esfuerzos necesarios para entregar el cheque previo a la realización de la comisión, en casos excepcionales es posible que sea en fecha posterior.

1.8. El Coordinador/a, investigador/a o auxiliar de investigación que realiza la comisión, de acuerdo al Artículo 26 del Reglamento de Gastos de Representación Viáticos y Gastos Conexos y Gastos de Atención y Protocolo de la Universidad de San Carlos de Guatemala, en un plazo máximo de 5 días después de finalizar la misma debe entregar un informe pormenorizado firmado en original por todos los integrantes de la comisión incluyendo la del coordinador del proyecto, Coordinador/a de Programa y Coordinador General de Programas, se debe adjuntar las facturas originales de combustible, si fuera el caso. Las facturas deben presentarse con los requisitos que se detallan a continuación:

• • • Emitida de nombre de UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA.
    • NIT 255117-9.
    • Solicitar que el proveedor agregue la cantidad de galones servidos y precio por galón.
    • Las fechas deben estar comprendidas dentro del periodo de la comisión que se está liquidando.
    • En el reverso de cada factura, el coordinador del proyecto, debe anotar el recorrido del lugar, kilometraje de acuerdo al área visitada, placas y tipo de vehículo utilizado, fecha de la comisión y firma y nombre correspondiente.

1.9. Al entregar el informe al Fondo de Investigación, la persona designada en DIGI, llena e imprime el formulario de liquidación de viáticos, autorizado por la Contraloría General de Cuentas, de acuerdo al Artículo 27, del Reglamento mencionado, literal a) o b) según sea el caso. El Coordinador/a, investigador/a o auxiliar de investigación que realiza la comisión se presenta para firmar el formulario, para su posterior traslado para certificación y firmas adicionales.

Con base al Artículo 14 del Reglamento de Viáticos, a los coordinadores/as, investigadores/as se les asigna una cuota de Q300.00 de viáticos al interior por día completo y al auxiliar de investigación se le asigna Q260.00 por día completo de comisión.

De acuerdo a los Artículos 10 y 11 del Reglamento, la cuota diaria cubre 24 horas del día, pero cuando la comisión comprenda fracción de día se debe computar de acuerdo a lo siguiente:

1. Se paga desayuno si la salida es antes de las 8:00 am (corresponde 15%).
2. Se paga almuerzo si la comisión es entre las 12:00 a 14:00 horas (corresponde 20%).
3. Se paga cena si la comisión finaliza después de las 18:00 horas (corresponde 15%).
4. Se paga hospedaje si la comisión es de 24 horas y más (corresponde 50%).

2. Investigadores/as que laboran en el CECEG o IDEIPI e investigadores/as que laboran en otras dependencias, que no tienen proyecto de investigación con la DIGI.

2.1. El Director/a de CECEG o IDEIPI o el Director o Coordinador de otra unidad de investigación, envía dos cartas dirigidas a la Directora General de Investigación: 

a) Carta #1 en donde indica que, de acuerdo al Artículo 22 del Reglamento, por no contar con disponibilidad presupuestaria en el renglón de viáticos solicita el apoyo, detallando el monto total solicitado para cada investigador/a. 

b) Carta #2 en la que solicita la activación de cada investigador/a en el sistema SIIF SIC con el código de la DIGI, para hacer solicitudes y liquidaciones de viáticos a través de este sistema. En la carta debe anotarse el nombre completo, cargo que desempeña, número de registro de personal y DPI. 

2.2. La Directora General de Investigación emite memorándum al Coordinador del Proyecto de Apoyo y Fortalecimiento al Sistema de Investigación, autorizando la emisión de viáticos y solicitando se emita la carta indicada en el siguiente numeral. 

2.3. El Coordinador del Proyecto de Apoyo y Fortalecimiento al Sistema de Investigación verifica la disponibilidad presupuestal, emite y envía la carta de aprobación de la emisión de viáticos, solicitando a la Tesorería del Fondo de Investigación que elabore el acuerdo de nombramiento para continuar con el proceso. 

2.4. El investigador que solicita viáticos, 8 días previo a salir de comisión, debe entregar en la Tesorería del Fondo de Investigación a través del correo aleida@digi.usac.edu.gt, una carta de la comisión a realizar, con el Vo. Bo. del director o coordinador de la unidad de investigación, en la que debe incluir los siguientes datos:  

• Nombre del investigador que participa en la comisión, cargo que desempeña, NIT y número de registro de personal.  
• Periodo de la comisión: fecha y hora de salida y fecha y hora del regreso.  
• Itinerario de la comisión.  
• Motivo de la comisión.  
• Monto total de viáticos que solicita.  
• Monto total de pasajes, si fuera el caso.  
• Si solicita combustible indicar si usa vehículo oficial o particular. Si fuera vehículo oficial o particular debe indicar el monto aproximado de combustible a solicitar, distancia a recorrer, rendimiento del vehículo, cantidad estimada en galones, precio por galón y el total del combustible que solicita.  
• Firma del Director o Coordinador de la unidad de investigación y Vo. Bo. del Coordinador del Proyecto de Apoyo y Fortalecimiento al Sistema de Investigación, Ing. Julio Rufino Salazar
• Si se utiliza vehículo particular, enviar carta a la directora de la DIGI, en la que solicita sea tramitado ante la Dirección General Financiera, el uso del vehículo particular debido a que, tanto la Dirección General de Servicios como la unidad avaladora del proyecto, no le pueden proporcionar vehículo de la Universidad para realizar la comisión. Esto a través de cartas que debe adjuntar a la solicitud para la justificación respectiva, de acuerdo al Artículo 16, inciso b) del Reglamento de Gastos de Representación Viáticos y Gastos Conexos y Gastos de Atención y Protocolo de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 

2.5. Al recibir la solicitud, la secretaria del Fondo de Investigación indica a la persona a quien se emitirán los viáticos, la fecha de: a) entrega del acuerdo de nombramiento suscrito por la Directora General de Investigación, b) firma del formulario de solicitud de viáticos y c) entrega del cheque. A partir de mayo de 2023 se designará a una persona del Fondo de Investigación que llenará e imprimirá dicho formulario, autorizado por la Contraloría General de Cuentas. 

2.6. La solicitud de viáticos y el procedimiento indicado deben realizarse previo a la realización de la comisión, una vez se haya cumplido con los pasos mencionados con anterioridad. No se tramitarán viáticos en fecha posterior a la realización de la comisión. En el Fondo de Investigación se realizarán los esfuerzos necesarios para entregar el cheque previo a la realización de la comisión, en casos excepcionales es posible que sea en fecha posterior. 

2.7. El investigador/a que realiza la comisión, de acuerdo al Artículo 26 del Reglamento de Gastos de Representación Viáticos y Gastos Conexos y Gastos de Atención y Protocolo de la Universidad de San Carlos de Guatemala, en un plazo máximo de 5 días después de finalizar la misma debe entregar un informe pormenorizado firmado en original por el director o coordinador de la unidad de investigación y con Vo. Bo. del Coordinador del Proyecto de Apoyo y Fortalecimiento al Sistema de Investigación. Se debe adjuntar las facturas originales de combustible, si fuera el caso. Las facturas deben presentarse con los requisitos que se detallan a continuación:  

• Emitida de nombre de UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA.  
• NIT 255117-9.  
• Solicitar que el proveedor agregue la cantidad de galones servidos y precio por galón.  
• Las fechas deben estar comprendidas dentro del periodo de la comisión que se está liquidando. 
• En el reverso de cada factura, el coordinador del proyecto, debe anotar el recorrido del lugar, kilometraje de acuerdo al área visitada, placas y tipo de vehículo utilizado, fecha de la comisión y firma y nombre correspondiente. 

2.8. Al entregar el informe al Fondo de Investigación, la persona designada en DIGI, llena e imprime el formulario de liquidación de viáticos, autorizado por la Contraloría General de Cuentas, de acuerdo al Artículo 27, del Reglamento mencionado, literal a) o b) según sea el caso. El investigador/a que realiza la comisión se presenta para firmar el formulario, para su posterior traslado para certificación y firmas adicionales.

Con base al Artículo 14 del Reglamento de Viáticos, a los coordinadores/as, investigadores/as se les asigna una cuota de Q300.00 de viáticos al interior por día completo. De acuerdo a los Artículos 10 y 11 del Reglamento, la cuota diaria cubre 24 horas del día, pero cuando la comisión comprenda fracción de día se debe computar de acuerdo a lo siguiente: 

1. Se paga desayuno si la salida es antes de las 8:00 am (corresponde 15%). 
2. Se paga almuerzo si la comisión es entre las 12:00 a 14:00 horas (corresponde 20%).
3. Se paga cena si la comisión finaliza después de las 18:00 horas (corresponde 15%). 
4. Se paga hospedaje si la comisión es de 24 horas y más (corresponde 50%). 

Las bases para elaborar este procedimiento se tomaron del Módulo II del Sistema Integrado de Compras de la USAC.

Muy atentamente, 

“ID Y ENSEÑAD A TODOS”